用過電子郵件的朋友大多碰到過這樣的情況：收到的某些郵件在簽名檔的位置會附上幾行免責(zé)聲明，大多以英文書寫，這種免責(zé)聲明在跨國公司的郵件交流中更為常見，似乎已成為其郵件標(biāo)準(zhǔn)格式的一部分。

對于這種已習(xí)以為常的郵件格式，青島怡之航物流有限公司亞洲IT經(jīng)理孫亮有一日提出疑惑：電子郵件簽名中的免責(zé)聲明有用嗎？如果從中國公司發(fā)出的郵件，使用國外總公司的電子郵件簽名的免責(zé)聲明，是否有法律效應(yīng)？而國內(nèi)是否有相關(guān)的法律法規(guī)支持電子郵件簽名下的免責(zé)聲明？

在國外，電子郵件附帶免責(zé)聲明的情況極其常見。總部設(shè)在紐約的杜威·巴蘭坦律師事務(wù)所(Dewey Ballantine)發(fā)現(xiàn)，英國最大的20家律師事務(wù)所的電子郵件簽名內(nèi)容各不相同，長度從40個字以下到300多字不等。英國一家領(lǐng)先的律師事務(wù)所的免責(zé)聲明過于冗長，因此不得不用附件形式發(fā)送。杜威·巴蘭坦律師事務(wù)所的美國稅務(wù)合伙人兼?zhèn)惗剞k事處主任弗雷德·甘德(Fred Gander)認(rèn)為：“免責(zé)聲明理應(yīng)能在法庭上站得住腳。更重要一點是：公司應(yīng)確保在通訊中遵循最佳實踐，一旦保密信息被分享，就無法從接收者的認(rèn)識中抹去，哪怕是無意中接收。”

在國內(nèi)，對于電子郵件的免責(zé)聲明已有相關(guān)法律對之進(jìn)行規(guī)范。一位在某公司做過法律總監(jiān)的律師說，合同可以有書面、口頭、傳真和電子郵件等不同的形式，因此員工發(fā)送電子郵件，有可能構(gòu)成合同中的要約和承諾。而實際上，很多公司并沒有授予員工有簽署合同的權(quán)利。如果郵件中附上免責(zé)聲明，就意味著員工不能用郵件的形式代表公司給予約定或承諾，郵件中約定的承諾只有在簽署真正的合同并蓋上公章的時候才具有法律效力。

為了避免在習(xí)以為常的郵件交流中掉以輕心，惹上不必要的麻煩，電子郵件的免責(zé)聲明有一些必須注意的寫作技巧。

對敏感性電郵，如財務(wù)和人事部門發(fā)出的郵件，最好給收件人加機(jī)密信頭。在免責(zé)聲明中使用收件人姓名和電郵地址合并即可。機(jī)密提示應(yīng)在電郵之首，因為這是收件人最先閱讀的部份。把提示放在信尾意味著收件人先閱讀郵件，然后才發(fā)現(xiàn)自己不該閱讀這份郵件，這于事無補(bǔ)。

通常不同的企業(yè)都會根據(jù)自己的情況撰寫不同的免責(zé)聲明，在公司內(nèi)部，各個部門也有必要根據(jù)自己的需要使用不同的免責(zé)聲明。比如，銷售部門需要注明所有報價只在30天內(nèi)有效，公司的付款條件適合所有訂單等注意事項。如果是秘書部，可能要注明發(fā)件人只是為經(jīng)理發(fā)信，經(jīng)理必須確認(rèn)任何協(xié)議 (最好報上經(jīng)理大名，和用合并字段輸入名字)。而財務(wù)人事部門的郵件多有機(jī)密性質(zhì)，因此需要在免責(zé)聲明中強(qiáng)調(diào)機(jī)密性。

在內(nèi)部郵件加免責(zé)聲明同樣重要，因為許多官司都是因為攻擊性郵件的內(nèi)部傳播而起。內(nèi)部免則聲明應(yīng)與外有別，因為針對的問題不同。例如，內(nèi)部郵件在病毒和合同問題上關(guān)系不太大，但是機(jī)密性和員工法律責(zé)任是免責(zé)聲明需要重點強(qiáng)調(diào)的。公司內(nèi)部各部門可以創(chuàng)建一份通用免責(zé)聲明，附于每個內(nèi)部郵件，也可以根據(jù)用戶/部門創(chuàng)建。比如，幫助服務(wù)臺的免責(zé)聲明和人事部的免責(zé)聲明就會大相徑庭。

根據(jù)工作性質(zhì)不同，公司也可以要求員工使用個人免責(zé)聲明。某些用戶，如主任和管理員等，可能聲明他們的意見只代表本人，而不代表公司。除此之外，經(jīng)常發(fā)送附件的用戶需有電郵傳播病毒的警告。
最后，可以根據(jù)電子郵件的敏感程度，選擇把免責(zé)聲明置前或置后。敏感性電郵聲明最好置前，普通電郵最好置后。如果需要簽名，最好是置于最新的正文之后。

來自ITValue社區(qū)的建議：
當(dāng)公司內(nèi)部已經(jīng)對信息進(jìn)行了分級和控制措施納入信息安全體系時，電子郵件的法律效應(yīng)對外應(yīng)該也是有效的。
──陳其偉 獨立CIO

電子郵件的簽名以及免責(zé)聲明的文字最好不要太多，以免“副業(yè)”超過“主業(yè)”。
──Daniel Huang 熙可國際貿(mào)易有限公司IT總監(jiān)

算上“免責(zé)聲明”，有的電子郵件下面附加的內(nèi)容竟有近十行之多,還加上諸如“為了環(huán)境保護(hù)，請在打印之前考慮一下是否絕對必要”等內(nèi)容。這可能也是“病毒營銷(Viral Marketing)”的一種手段，對外部人是需要的，但對內(nèi)部人似乎就可以免了。
── 杜建成 江蘇道吉面料有限公司(西班牙獨資)IT經(jīng)理